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关于印发《西北大学仪器设备采购管理办法》的通知

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各院、系、处、室及直属单位:
《西北大学仪器设备采购管理办法》已经 2015年7月3日校长办公会议审定,现予印发,请遵照执行。


西 北 大 学
2016年2月23日



西北大学仪器设备采购管理办法

第一章 总 则
第一条 为规范学校仪器设备采购行为,提高资金使用效益,保障和促进学校事业发展,根据《中华人民共和国政府采购法实施条例》(国务院令第658号)、《陕西省高等院校物资设备采购管理办法》(陕教监〔2011〕2号)等有关法律法规,结合学校实际,制定本办法。
第二条 学校仪器设备采购项目原则上均按政府采购程序执行,由资产设备管理处统一组织、协调。
学校仪器设备采购项目中因紧急或特殊需要,须经仪器设备采购各相关单位审批,分管校领导同意后,可由学校仪器设备采购工作小组会同专家组按学校仪器设备采购程序进行采购。
第三条 学校采购仪器设备遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则,选定符合使用要求、性价比高的仪器设备。
第二章 采购组织机构的设立及职责
第四条 学校成立以分管校领导为组长,资产设备管理处、监察处、审计处、财务处负责人组成的仪器设备采购领导小组,其主要职责是:管理和监督仪器设备采购、验收活动;审定学校仪器设备采购方式;处理学校仪器设备采购中的投诉事项。学校成立由资产设备管理处、监察处、审计处、财务处、项目或经费主管部门以及仪器申购单位组成的仪器设备采购工作小组,对学校仪器设备采购工作领导小组负责。
(一)资产设备管理处主要职责是:负责拟订采购工作方案并具体组织实施采购工作的各个环节;负责组织或委托组织招标;组织协调各有关部门参与采购活动;向采购工作小组提交采购资源信息;落实采购工作小组决议,整体推进工作进度,保证按期完成工作任务;组织所购仪器设备的验收工作;负责采购文件资料的形成、整理、归档工作;接受和处理采购中出现的申诉和纠纷。
(二)监察部门主要职责是:监督采购工作小组依据国家法规和学校相关制度正确履行工作程序及职责;监督检查供应商的资质证明材料;监督相关验收工作;接受和处理采购中出现的申诉和纠纷,并做出判定。
(三)审计部门主要职责是:依据国家法规和学校相关制度监督采购工作中涉及预算、收支、资产、合同等内部控制规范落实情况;监督检查供应商的资质证明材料;参与相关验收工作。
(四)财务部门主要职责是:对学校批准的仪器设备采购项目,审核资金是否落实并办理相应申报手续,监督项目资金的合理使用;参与相关验收工作。
(五)仪器设备申购单位主要职责是:对仪器设备采购的相关情况进行前期调研和论证,对于采购金额大、比较重要的项目,必要时应组织由上述单位参与的考察组,对供应商所提供的仪器设备进行实地考察;对仪器设备的使用功能、产品质量性能及是否满足需求承担主要责任;向采购工作小组对仪器设备的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议;参与相关验收工作。
第五条 学校仪器设备采购的主体分为集中采购机构和非集中采购机构。采购工作小组作为学校的集中采购机构,负责全校仪器设备的采购工作。校内各单位作为学校非集中采购机构,经采购工作小组同意,可自行采购相应仪器设备。
第六条 供应商是指具备向采购机构提供仪器设备和服务能力的法人或其他组织,包括中国供应商和境外(包括港澳台)供应商。
(一)中国供应商应具备下列条件:
1.依法成立,能独立承担民事责任的法人或其他组织;
2.具有良好的信誉,遵守国家法律、法规;
3.具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录;
4.具有良好的资金、信誉和财务营运状况;
5.法律法规等规定的其他条件。
(二)境外供应商应为经中央和地方人民政府批准进入我国市场的境外法人或其他组织,其享有并履行与境内供应商同等的权利和义务。
境外供应商一般应在我国境内设有代表机构或能提供有效技术支持和售后服务,并被我国政府认可能够从事经营行为。与境外供应商签订的采购合同中,付款方式原则上以标书模板为准不作变更。有特殊要求需变更的应经采购工作小组同意。
第七条 专家组由资产设备管理处在学校建立的专家库中随机抽取同类别3人以上单数组成,对仪器设备的技术品质和性能以及性价比进行综合评定。
第八条 采购工作小组和专家组评标、谈判等议事规则:
(一)以满足设计和使用要求为前提,依据审定的计划资金额度控制仪器设备质量等级,力求节约。
(二)投标报价口径一致,质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较。
(三)在质量、服务保证的前提下,遵循“合理低价中标”原则,优先考虑合作过且信誉良好的公司。
(四)按照“少数服从多数”的原则形成小组决议。
第三章 采购审批
第九条 凡产权属于学校的仪器设备,无论用何种经费进行购置,均应按规定进行申报、审批。
第十条 预算金额为3万元以下的专用仪器设备,经资产设备管理处核实,由各仪器设备申购单位负责审批;
预算金额在3万元以上(含3万元)10万元以下的仪器设备,由项目或经费主管部门、财务主管部门审批;
预算金额在10万元以上(含10万元)的仪器设备,由项目或经费主管部门、财务主管部门审核,并经分管校领导批准。
第十一条 为加强仪器设备采购的管理,采购工作小组各单位应根据项目预算金额安排相应人员参与招标会。
采购仪器设备预算金额在100万元以下时,小组各成员单位自行安排相关人员参与招标会;
采购仪器设备预算金额在100万元以上(含100万元)到300万元以下时,小组各成员单位负责人参与招标会;
采购仪器设备预算金额在300万元以上(含300万元)时,由分管仪器设备采购的校领导、小组各成员单位主要负责人参与招标会。
第四章 采购方式及程序
第十二条 学校仪器设备采购活动分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式。
第十三条 学校仪器设备采购预算金额在10万元以上(含10万元)时,一般应实行公开招标的方式。
公开招标程序:
(一)通过校园网等方式公开发布需求信息,凡满足标书要求的任何厂家和代理商均可参与投标;
(二)招标文件由申购单位会同资产设备管理处共同拟定,其主要内容包括所购仪器设备的要求和条件以及拟订合同的主要条款等;招标文件不得标明特定的供应商以及含有明显倾向而排斥其他潜在投标人的内容;
(三)开标应当按招标文件规定的时间、地点和程序以公开方式进行。开标时应当众验明所有投标文件密封的完好性;
(四)公开招标由学校采购工作小组负责组织。
第十四条 符合下列情形之一的仪器设备,采用邀请招标方式采购。
(一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;
(二)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。
符合以上两条且经过采购工作小组商定同意的采购项目可以按照邀请招标方式采购。
第十五条 符合下列情形之一的仪器设备,可以采用竞争性谈判方式采购。
(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;
(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;
(四)不能事先计算出价格总额的。
第十六条 符合下列情形之一的仪器设备,可以采用单一来源方式采购。
(一)只能从唯一供应商处采购的;
(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额的10%。
第十七条 采取单一来源方式采购仪器设备,申购单位须先向采购工作小组提交单一来源采购说明,并在申购单位网站主页进行7天公示,没有质疑方可进行。
第十八条 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,采购预算金额在3万元以上(含3万元)10万元以下时,一般应实行询价采购的方式。仪器设备单价在10万元以上(含10万元)且符合上述询价方式采购条件的采购项目,经学校采购工作小组同意后也可按照询价方式采购。采购金额在10万元以下时,由资产设备管理处、使用单位组成三人以上单数谈判小组进行采购。
第十九条 购置金额在3万元以下的设备,经资产设备管理处核实备案后,可由申购单位自行购置。申购单位在进行设备采购时必须有监督措施,由三人以上共同实施价格谈判,购置情况以书面形式报资产设备管理处备案。
第二十条 供应厂商及仪器设备价格确定后,申购单位应及时签订供货合同。合同经资产设备管理处审定后加盖西北大学仪器设备合同专用章生效。
第二十一条 申购单位采购进口仪器设备时,应尽量通过符合海关优惠政策条件的形式进行采购。
第五章 采购的投诉和处理
第二十二条 为了防止和纠正采购过程中不当或违法违规行为,学校建立采购投诉处理机制保护参加学校采购活动供应商的合法权益,协调各相关利益主体之间的关系。坚持公平、公正和简便、高效的原则,维护国家利益和社会公共利益。
第二十三条 采购投诉一般应先向资产设备管理处提出(投诉资产设备管理处的除外),如对资产设备管理处答复不满意的,可再向校仪器设备采购领导小组提出投诉,进行最终判定。
投诉书应当包括下列主要内容:
(一)投诉人和被投诉人的名称、地址、电话等;
(二)具体的投诉事项及事实依据;
(三)质疑和质疑答复情况及相关证明材料;
(四)提起投诉的日期。
投诉书应当署名。投诉人为自然人的,应当由本人签字;投诉人为法人或者其他组织的,应当由法定代表人或者主要负责人签字并加盖公章。
第二十四条 投诉实行实名制,投诉应当有具体的投诉事项及事实根据,不得进行虚假、恶意投诉。投诉人有下列情形之一的,学校应当驳回投诉,将其列入不良行为记录名单。
(一)一年内三次以上投诉均查无实据的;
(二)捏造事实或者提供虚假投诉材料的。
第二十五条 在处理投诉过程中,如发现被投诉人、工作人员、专家组成员、供应商有违法行为,学校有权处理的,依规依纪予以处理;学校无权处理的,应当转送有权处理的机关依法处理。
(一)被投诉人的违法行为给他人造成损失的,应当依照有关法律规定承担责任;
(二)学校投诉受理部门工作人员在投诉处理过程中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的,依法给予行政处分;构成犯罪的,交司法机关处理。
第六章 仪器设备验收
第二十六条 仪器设备验收是保证仪器设备投资效益的基本保障,必须对所购仪器设备的质量和数量进行严格验收。
第二十七条 单价5万元以下、合同额10万元以下的批量或成套性仪器设备,由使用单位自行组织验收,并书面报资产设备管理处备案;单价5万元以上(含5万元)至10万元以下、合同额10万元以上(含10万元)至20万元以下的批量或成套性仪器设备,使用单位组织验收时,必须有资产设备管理处人员参加,形成验收报告;单价10万元以上(含10万元)、合同额20万元以上(含20万元)的批量或成套性仪器设备,在使用单位验收的基础上,由学校组织验收。
(一)使用单位验收:使用单位必须成立三人以上单数验收小组,按照技术合同、验收标准(国标、部标、厂标等),对仪器设备功能、性能、精度、附件及随机资料等进行验收,形成验收报告。
(二)学校验收:由资产设备管理处牵头,监察处、审计处、财务处、项目或经费主管部门、使用单位及有关专家参加,听取使用单位验收的意见、从设备运行情况、实际检测结果、与合同的一致性等方面进行验收,形成验收报告。
第二十八条 验收的时间要求:
(一)一般常规仪器设备货到并安装调试完成后,即可进行验收;
(二)专用设备安装调试完毕后,可使用1至3个月后进行验收;
(三)如遇特殊情况,验收确需延期进行的,需经资产设备管理处同意。
第七章 附 则
第二十九条 本办法所称批量仪器设备是指同类或同种型号的仪器设备;成套性是指相互间需要连接、安装调试才能保证所购设备最终使用性能。
第三十条 本办法自发布之日起执行。《西北大学仪器设备采购供应管理暂行规定》(校发〔2001〕设字1号)、《西北大学仪器设备采购管理实施细则》(校发〔2003〕设字3号)同时废止。
第三十一条 本办法由资产设备管理处负责解释。